Administratief medewerker projectbureau arbodienstverlening

Als administratief medewerker projectbureau arbodienstverlening bij HumanCapitalCare regio Den Haag werk je in het hart van onze organisatie. Je werkt samen met onze adviseurs, bedrijfsartsen, team accountmanagement en met klanten. Daardoor ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten én collega’s bij vragen over interventie en preventie offertes, lopende projecten en facturatie. Jouw primaire focus ligt op het zorgvuldig beheren van de administratieve en coördinerende aspecten van de projecten die je oppakt. Door daarnaast organisatorische en uitvoerende taken op te pakken, kun je #meerbetekenen voor zowel klanten als collega's.

De basis van jouw werk als administratief medewerker projectbureau arbodienstverlening is het voeren van een optimale projectadministratie, -facturatie en -coördinatie van een breed scala aan werkzaamheden. Verder ondersteun je jouw collega’s met diverse secretariële werkzaamheden, waardoor iedereen zijn werk nog net iets beter kan doen. En zitten deze werkzaamheden zo in je systeem, dat je er eigenlijk niet meer over na hoeft te denken? Dan kun je nog #meerbetekenen voor collega’s en klanten door projecten op te pakken, zodat we maatwerk kunnen bieden bij klanten. Jouw werkzaamheden op een rijtje:

• je bent de spin in het web en de rechterhand van veel van jouw collega’s. Daarmee is jouw werk soms best hectisch, maar nooit saai.
• tijdens  de werkweek (vacature voor 32 uur, 4 dagen) houd jij je dan ook bezig met het:
• opstellen van projectoffertes, implementatie van projectafspraken/, controle/rapportages en projectfacturatie.
• opstellen en uitwerken van offertes van trainingen, workshops, arbeidsdeskundige onderzoeken en andere interventies en facturatie hiervan.
• inplannen en voorbereiden van de Arbeidsdeskundige Onderzoeken en de nauwkeurige afhandeling van de rapportages
• signaleren van knelpunten, bewaken van projectplanningen, -processen en –voortgang;
• plannen en opzetten ( + coördineren)  van gezondheidsonderzoeken ( PMO’s) / keuringen / vaccinaties
• onderhouden van diverse contacten, zowel intern als met klanten.
• de maandelijkse facturatie van interventies en projecten.
• het beantwoorden van klantvragen omtrent facturen/offertes / lopende projecten .

Je maakt deel uit van het team projectbureau en je hebt veel contact met jouw 2 directe collega’s. Jouw standplaats is nu nog onze locatie Den Haag maar vanaf juni 2024 verhuizen we naar een gloednieuw kantoor in Rijswijk. Samen overleggen jullie wie welke projecten en werkzaamheden oppakt en je kunt altijd op hen terugvallen bij vragen. Naast je directe collega’s heb je natuurlijk ook te maken met externe klanten en onze eigen professionals, zoals bedrijfsartsen en adviseurs. Onze manager commercie en bedrijfsvoering is je leidinggevende.

• je werkt zelfstandig, hebt je eigen verantwoordelijkheden en je hebt directe collega’s waarop je altijd kunt terugvallen.
• je kunt – in overleg met je collega’s – werkzaamheden oppakken die jij leuk vindt of waar jij je in wilt ontwikkelen.
• je hebt regelmatig contact met klanten en kunt echt bouwen aan de relatie die we met elkaar hebben.
• je hebt veel ruimte voor eigen inbreng en creativiteit en jouw mening wordt erg gewaardeerd.
• je werkt binnen de zakelijke en commerciële dienstverlening, maar wel op een vlak waar zorg en oprechte aandacht voor mensen centraal staat.

Eerlijk en transparant, daar houden we van. Dus ja, we zeggen je eerlijk dat nog niet alles even goed of efficiënt werkt binnen onze organisatie en dat sommige van onze systemen wel een update kunnen gebruiken. Daar zijn wij overigens volop mee bezig. Maar ben je zelfstandig, nieuwsgierig en zie je dit als een uitdaging, dan is dit de baan voor jou!

Ambitie om te groeien in jouw functie en het proactief oppakken van werkzaamheden. Maar ook het besef dat de administratie, planning en de coördinatie de basis van jouw werk is en blijft. Je haalt plezier uit het ondersteunen van anderen. Waar je nog meer blij van wordt? Samenwerken, oplossingen bedenken waarmee je klanten en collega’s verder helpt, inspringen op veranderlijke situaties en dilemma’s afwegen die je tegenkomt. Jij laat je niet snel gek maken en bekijkt de wereld met een fris gevoel voor humor.

Verder vragen we: 

• mbo+/hbo- werk- en –denkniveau.
• minimaal 3 jaar werkervaring met administratieve en coördinerende werkzaamheden.
• het talent om goed te kunnen plannen en organiseren.
• de durf om contact te zoeken met klanten (ook als ze Engels spreken).
• de vaardigheid om met veel verschillende systemen te werken, denk aan XRM, Excel, interne systemen, planningstools.
• een commerciële en klantgerichte mindset.
• flexibiliteit, waaronder de mogelijkheid om op maandag te werken.

Wat krijg je van ons

HumanCapitalCare is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: het versterken van organisaties en medewerkers op het gebied van gezond, gemotiveerd en competent werken. Bij HumanCapitalCare doen we dat voor en met onze grootzakelijke klanten vanuit onze landelijke regiokantoren. Wij hebben een hybride manier van werken waarbij je thuiswerken en op kantoor werken combineert. Dat is ook #meerbetekenen. Verder krijg je:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 32 uur per week.
• een brutosalaris van maximaal €3.300,- op basis van 40 uur. Afhankelijk van ervaring en de kans om (financieel)door te groeien in de schaal.
• goede pensioenregeling en 25 vakantiedagen (met de mogelijkheid om maximaal 13 dagen bij te kopen). Plus een laptop, mobiele telefoon en zakelijke reiskostenvergoeding.
• hybride werken, met een goed ingerichte werkplek zodat je in de toekomst deels thuis kunt werken. En een thuiswerkvergoeding van €2,15 per thuiswerkdag.
• direct een vast contract.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• aandacht voor preventie en vitaliteit in jouw werk richting klanten, maar vooral ook vanuit onze organisatie richting jou. We zijn trots op ons vitaliteits- en ontwikkelprogramma en stimuleren je graag hier gebruik van te maken.
• gezellige, informele bijeenkomsten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Je sollicitatie

Wil jij als administratief medewerker projectbureau #meerbetekenen voor collega’s en werkend Nederland? We zien je sollicitatie graag tegemoet.