Project management officer

Je bent onderdeel van de afdeling Portfolio & Change: verantwoordelijk voor het coördineren van implementaties van nieuwe systemen of aanpassingen aan bestaande systemen. Daarbinnen maak je  deel uit van het Portfolio Management Team, een leuk jong team bestaande uit de portfolio manager,  business analisten en product owners. Je werkt nauw samen met projectmanagers en andere afdelingen binnen de organisatie. Samen creëren jullie een open en veilige werkomgeving, waarbij een agile mindset en de drive om continu te verbeteren centraal staan.

Deze functie biedt jou de kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het succes van onze projecten. Door jouw administratieve en operationele ondersteuning zorg je ervoor dat de projectmanagementprocessen vlekkeloos verlopen. Jij bent de spil die ervoor zorgt dat iedereen geïnformeerd blijft over de voortgang van de projecten, waardoor samenwerking en efficiëntie worden bevorderd.

We vernieuwen de komende jaren vrijwel al onze software, wat jou de kans geeft om volop mee te tekenen, creëren en bouwen aan een grote verandering. Deze verandering heeft niet alleen waarde voor de ruim 2000 collega's van HumanTotalCare, maar ook voor 1,5 miljoen gebruikers bij de eindklant. Dat is pas #meerbetekenen!

Wat deze functie écht leuk maakt, is de werkomgeving waar samenwerking en kennisdeling centraal staan. Je krijgt de kans om samen met verschillende afdelingen en teams successen te boeken, en je zorgt ervoor dat de juiste projecten op tijd en binnen budget worden opgeleverd. Ons change proces is relatief nieuw, je krijgt hier volop de ruimte om dit verder te professionaliseren samen met de Portfolio Manager.

Je werkt in een organisatie die oog heeft voor het welzijn van haar medewerkers en waarin samenwerking, vertrouwen en innovatie centraal staan. Je hebt de mogelijkheid om in een dynamische omgeving te werken waar geen dag hetzelfde is en waar jouw bijdrage echt wordt gewaardeerd.

De belangrijkste verantwoordelijkheden op een rijtje:

• Ondersteunen bij de implementatie en naleving van projectmanagementmethodologieën en standaarden binnen de organisatie.
• Het beheren en up-to-date houden van gestandaardiseerde PMO-templates (zoals projectplannen, risicoregisters, voortgangsrapportages) en documentatie.
• Assisteren bij het opzetten van governance-structuren, inclusief goedkeuringsprocessen, rapportagevereisten en naleving van de organisatieprocedures.
• Actief ondersteunen bij het monitoren van de voortgang van projecten en het identificeren van mogelijke risico’s en knelpunten. Je borgt tevens na afsluiting van een project dat er opvolging wordt gegeven aan openstaande actiepunten en benefit tracking.
• Verzorgen van rapportages en statusupdates voor zowel interne als externe stakeholders over de voortgang van projecten.
• Het bijhouden en coördineren van projectdocumentatie, inclusief het archiveren van projectplannen en rapportages.
• Ondersteunen van portfolio manager met administratieve taken, zoals het inplannen van portfolio vergaderingen, het voorbereiden van projectdocumentatie en het organiseren van resources.
• Zorgen voor de juiste communicatie en samenwerking tussen de verschillende projectteams en belanghebbenden.
• Assisteren bij de uitvoering van audits en reviews van projecten om te zorgen dat projecten voldoen aan de PMO-standaarden.
• Proactief bijdragen aan de verbetering van projectmanagementprocessen en best practices binnen de organisatie.

Zoals bij elke functie zijn er soms minder leuke aspecten. Binnen onze organisatie zijn we voortdurend in beweging en streven we naar verandering. Het kan soms een uitdaging zijn om het overzicht te behouden in een snel veranderende en dynamische werkomgeving. Het werk vraagt ook flexibiliteit, omdat prioriteiten of de scope van projecten kunnen veranderen. Soms betekent dit dat je snel moet schakelen en dat de werkdruk tijdelijk kan toenemen. Gelukkig kun je altijd sparren met je manager of collega's.

Jij hebt het talent om structuur aan te brengen en beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je kijkt vooruit, vind het leuk om mensen en processen aan elkaar te verbinden en borgt de kwaliteit van lopende projecten.
Verder vragen we:

• minimaal een afgeronde hbo- opleiding, bij voorkeur in bedrijfskunde, projectmanagement of een vergelijkbare richting.
• ervaring met projectmanagementmethodieken (zoals PRINCE2, Agile etc.) is een pré.
• aantoonbare ervaring (minimaal 3 jaar) in een administratieve of ondersteunende rol binnen een PMO, projectmanagement of een gerelateerd vakgebied, waarbij het ondersteunen van multidisciplinaire teams een belangrijk component is geweest.
• ervaring met het werken met projectmanagementsoftware zoals MS projects, Jira of vergelijkbare tools.
• uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• ervaring met portfolio- of projectmanagement, bij voorkeur in de zorg of met IT-projecten.

Vaardigheden:

• detailgericht en nauwkeurig. Je bent punctueel en accuraat, waardoor je een nauwkeurige administratie bijhoudt.
• proactieve en oplossingsgerichte werkhouding en het vermogen om verschillende werkzaamheden tegelijk te managen.
• teamspeler met de mogelijkheid om zelfstandig te werken.
• flexibel en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren in een dynamische omgeving.
• bereidheid om continu te leren en bij te dragen aan de verbetering van processen.
• de bereidheid om met regelmaat op locatie te werken in Utrecht en Son.

IT&Care is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. We doen niet moeilijk over thuiswerken en flexibel werken is mogelijk. En verder bieden we:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 32-40 uur per week.
• een goed salaris volgens onze vitale cao. Voor deze functie ligt dat tussen de €4.729,- en €5.911,- bruto per maand (o.b.v. 40 uur). Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding. 
• direct een vast contract.
• een vaste eindejaarsuitkering van 4,17% van het bruto basis jaarsalaris.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• ondersteuning op het gebied van IT, Research en Development en datascience. Wij onderstrepen de combinatie van mensgericht en datagedreven werken.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek en ontvang je een thuiswerkvergoeding van €2.35 per dag. 
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• gezellige feesten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij #meerbetekenen als PMO Officer voor werkend Nederland? We zien je sollicitatie graag tegemoet.
* Géén Acquisitie o.b.v. deze vacature s.v.p.