Backoffice medewerker

Als backoffice medewerker bij HumanCapitalCare in regio Utrecht ga jij werk doen dat er écht toe doet. Jij zorgt voor het fundament van onze samenwerking met onze klanten in de grootzakelijke markt.

Hoe ga je #meerbetekenen als backoffice medewerker bij HumanCapitalCare

Wegens doorgroei en uitbreiding zijn wij per direct op zoek naar een backoffice medewerker. Als backoffice medewerker bij HumanCapitalCare werk je in het hart van onze organisatie. Je werkt samen met onze adviseurs, accountmanagement en met externe klanten. Daardoor ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten én collega’s bij vragen over offertes, lopende projecten en facturatie. Je werkt in een hecht team en met elkaar houden jullie onze klanten tevreden.

De basis van jouw werk als backoffice medewerker is het voeren van een tiptop administratie, facturatie en coördinatie van een breed scala aan werkzaamheden. Zitten deze werkzaamheden zo in je systeem, dat je er eigenlijk niet meer over na hoeft te denken? Dan kun je nog #meerbetekenen voor collega’s en klanten door diverse andere projecten op te pakken.

Ook ondersteun je accountmanagement en de adviseurs waar nodig. Door te begrijpen wat zij nodig hebben, vooruit te denken, de vraag achter de vraag boven tafel te krijgen én die ene stap extra te zetten. Als dat duidelijk is, ga je zelfstandig aan de slag. Je overlegt met onze arboprofessionals, verbindt partijen en maakt je hard voor waardevolle lange termijnrelaties.

Jouw gemiddelde werkweek bevat de volgende onderdelen:

• opstellen van offertes en contracten, implementatie van afspraken/contracten of projecten, controle/rapportages en facturatie
• doorvoeren van indexeringen en contractverlengingen
• plannen en opzetten van (gezondheids)onderzoeken
• signaleren van knelpunten, bewaken van projectplanningen, -processen en –voortgang
• onderhouden van diverse contacten, zowel intern als met klanten
• inrichten van nieuwe klanten in ons CRM-systeem en het bijhouden van prijsafspraken
• de maandelijkse facturatie van zowel offertes, projecten en contracten
• het beantwoorden van klantvragen omtrent facturen
• mede-organiseren en ondersteuning van klantentafels in de regio Midden-Nederland
• versturen van mailingen en nieuwsbrieven.

Met wie ga je #meerbetekenen bij HumanCapitalCare in Utrecht

In regio Midden werken op dit moment in totaal 87 medewerkers. Gezamenlijk betekenen we meer voor onze klanten op het gebied van integraal gezondheidsmanagement. Jij maakt deel uit van de afdeling commerciële binnendienst/projectbureau. Momenteel zijn daar vier collega’s werkzaam. In afstemming met je leidinggevende en collega’s bepaal je welke hoofdtaken tot jouw takenpakket behoren (natuurlijk binnen de kaders) en samen met je collega’s verdeel je de overige werkzaamheden. Je kunt altijd op je collega’s terugvallen bij vragen.

Naast je directe collega’s werk je natuurlijk ook nauw samen met klanten, accountmanagement en alle collega’s binnen de regio, zoals (bedrijfs)artsen en adviseurs. Je rapporteert aan de manager commercie en bedrijfsvoering.

Wat is écht leuk aan deze baan

• je werkt zelfstandig, hebt je eigen verantwoordelijkheden en je hebt directe collega’s waarop je altijd kunt terugvallen.
• je kunt – in overleg met je collega’s en binnen de kaders – de werkzaamheden oppakken die jij leuk vindt of waar jij je in wilt ontwikkelen.
• je hebt regelmatig contact met klanten en kunt echt bouwen aan de relatie die we met elkaar hebben.
• jouw eigen inbreng en creativiteit wordt gewaardeerd en je krijgt de ruimte om je eigen projecten uit te voeren.
• je werkt binnen de grootzakelijke en commerciële dienstverlening, maar wel waar zorg en oprechte aandacht voor mensen centraal staat.

Is er ook iets minder leuk

Eerlijkheid en transparantie, daar houden we van. Dus ja, we zeggen je eerlijk dat nog niet alles even efficiënt werkt binnen onze organisatie en dat sommige van onze systemen wel een update kunnen gebruiken. Daarnaast zitten we in een transitie waarin we meer naar een uniforme wijze van werken willen. Als jij nieuwsgierig bent en denkt in mogelijkheden, dan zit je hier op de juiste plek.

Wat neem je mee

Ambitie om te groeien in jouw functie en het coördineren van projecten. Maar ook het besef dat de administratie, facturatie en de coördinatie de basis van jouw werk is en blijft. En plezier in het ondersteunen van anderen. Waar je nog meer blij van wordt? Samenwerken en oplossingen bedenken waarmee je klanten én collega’s verder helpt. Met jouw commerciële instelling spring je in op veranderlijke situaties en weeg je dilemma’s af die op je pad komen. Daarbij laat jij je niet snel gek maken en bekijk je de wereld met een frisse blik en met gevoel voor humor. Goed te weten dat je in deze functie geen koude acquisitie doet.

Verder vragen we:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• minimaal drie jaar werkervaring met facturatie en rapportages.
• ervaring met boekhoudkundig werk, administratieve en coördinerende werkzaamheden.
• het talent om goed te kunnen plannen en organiseren.
• ervaring met (mondelinge) contacten met klanten.
• kennis en ervaring om met veel verschillende systemen te werken, zoals Xrm, Micorsoft, Word, Excel, Powerpoint en interne systemen en planningstools.

Wat krijg je ervoor terug

Met 1.500 collega’s hebben we één gezamenlijk doel voor ogen: we zetten ons in voor een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Vanuit onze merken adviseren en ondersteunen we werkgevers en werkenden gedurende hun hele werkzame leven. Zo zijn we van betekenis voor werkenden, organisaties en onze maatschappij. En wat we naar buiten beloven, doen we ook intern. En verder:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een goed salaris volgens onze cao. Bij deze functie is dat tussen €2.409,- en €3.011,- op basis van 40 uur. Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• een winstuitkering. Bij een positief bedrijfsresultaat deelt iedereen mee in de winst.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen en (online) trainingen via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• gezellige bijeenkomsten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Je sollicitatie

Wil jij als backoffice medewerker #meerbetekenen voor collega’s en werkend Nederland? Mooi, dan zien we zien je sollicitatie graag tegemoet.

Heb je vooraf vragen dan kun je mailen met Floor Verhagen, Manager Commercie en Bedrijfsvoering Regio Midden.