Backoffice medewerker arbodienstverlening

Als backoffice medewerker bij HumanCapitalCare werk je in het hart van onze organisatie. Je werkt samen met onze adviseurs, bedrijfsartsen, accountmanagement en met klanten. Daardoor ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten én collega’s bij vragen over offertes, lopende projecten en facturatie. Je werkt in een hecht team en met elkaar houden jullie onze klanten tevreden.

Hoe ga je #meerbetekenen als backoffice medewerker bij HumanCapitalCare

De basis van jouw werk als backoffice medewerker, is het voeren van een optimale administratie, facturatie en coördinatie van een breed scala aan werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je jouw collega’s met diverse secretariële, commerciële, HR en facility-zaken, waardoor iedereen zijn werk nog net iets beter kan doen. En zitten deze werkzaamheden zo in je systeem, dat je er eigenlijk niet meer over na hoeft te denken? Dan kun je nog #meerbetekenen voor collega’s en klanten door projecten op te pakken, zodat we maatwerk kunnen bieden bij klanten.

Je bent de spin in het web en de rechterhand van veel van jouw collega’s. Daarmee is jouw werk soms best hectisch, maar nooit saai.

Tijdens een gemiddelde werkweek houd jij je dan ook bezig met het:

• opstellen van offertes en contracten, implementatie van afspraken/contracten of projecten, controle/rapportages en facturatie.
• opstellen en uitwerken van offertes van trainingen, workshops, arbeidsdeskundige onderzoeken en andere interventies.
• inrichting van nieuwe klanten in ons CRM-systeem en het bijhouden van prijsafspraken, doorvoeren indexeringen en contractverlengingen. 
• signaleren van knelpunten, bewaken van projectplanningen, -processen en –voortgang;
• plannen en opzetten van gezondheidsonderzoeken.
• onderhouden van diverse contacten, zowel intern als met klanten.
• de maandelijkse facturatie van zowel contracten als projecten.
• het beantwoorden van klantvragen omtrent facturen. 
• regelen van IT-zaken, zoals het bestellen IT-spullen voor (nieuwe) medewerkers.
• maken van inwerkschema’s voor nieuwe medewerkers en coassistenten.
• mede-organiseren van evenementen in de regio Zuid-Oost Nederland 
• plannen van bijeenkomsten voor de professionals, denk aan een AED-training. 
• beheren van de agenda’s van een aantal leidinggevenden. 
• afhandelen van klachten en ondersteunen van capaciteitsmanagement.
• bestellen (en versturen) van kantoorartikelen, bloemen, cadeautjes en verjaardagskaarten 

Met wie ga je #meerbetekenen op Maastricht-Airport

Je maakt deel uit van het team projectbureau en commerciële binnendienst en je hebt veel contact met je collega’s. Momenteel zijn hier in totaal 4 collega’s werkzaam. Samen overleggen jullie wie welke projecten en werkzaamheden oppakt en je kunt altijd op hen terugvallen bij vragen. Naast je directe collega’s heb je natuurlijk ook te maken met externe klanten en onze eigen professionals, zoals bedrijfsartsen en adviseurs. Onze manager Commercie en Bedrijfsvoering is je leidinggevende. 

Wat is écht leuk aan deze baan

• je werkt zelfstandig, hebt je eigen verantwoordelijkheden en je hebt directe collega’s waarop je altijd kunt terugvallen. 
• je kunt – in overleg met je collega’s – werkzaamheden oppakken die jij leuk vindt of waar jij je in wilt ontwikkelen.
• je hebt regelmatig contact met klanten en kunt echt bouwen aan de relatie die we met elkaar hebben. 
• veel ruimte voor eigen inbreng en creativiteit en jouw mening wordt erg gewaardeerd.
• je werkt binnen de zakelijke en commerciële dienstverlening, maar wel op een vlak waar zorg en oprechte aandacht voor mensen centraal staat.

Is er ook iets minder leuk

Eerlijk en transparant, daar houden we van. Dus ja, we zeggen je eerlijk dat nog niet alles even goed of efficiënt werkt binnen onze organisatie en dat sommige van onze systemen wel een update kunnen gebruiken. Daar zijn wij overigens volop mee bezig. Maar ben je zelfstandig, nieuwsgierig en kun je dit zien als een uitdaging, dan ga je dit een geweldige baan vinden.

Wat neem je mee

Ambitie om te groeien in jouw functie en het proactief oppakken van werkzaamheden. Maar ook het besef dat de administratie en de coördinatie de basis van jouw werk is en blijft. En plezier in het ondersteunen van anderen. Waar je nog meer blij van wordt? Samenwerken, oplossingen bedenken waarmee je klanten en collega’s verder helpt, inspringen op veranderlijke situaties en dilemma’s afwegen die je tegenkomt. Daarbij laat jij je niet snel gek maken en bekijk je de wereld met een fris gevoel voor humor.

Verder vragen we:

• mbo+/hbo- werk- en –denkniveau.
• minimaal 3 jaar werkervaring met administratieve en coördinerende werkzaamheden. 
• het talent om goed te kunnen plannen en organiseren. 
• de durf om contact te zoeken met klanten (ook als ze Engels spreken).
• de vaardigheid om met veel verschillende systemen te werken, denk aan XRM, Excel, interne systemen, planningstools.
• een commerciële en klantgerichte mindset. 
• flexibiliteit, waaronder de mogelijkheid om op maandag te werken.

Wat krijg je ervoor terug

We versterken organisaties en medewerkers op het gebied van gezond, gemotiveerd en competent werken. Voor en met onze grootzakelijke klanten. Vanuit onze regiokantoren en met ruim 2.000 collega's hebben we een landelijke dekking met een klantgerichte aanpak. HumanCapitalCare is onderdeel van HumanTotalCare. Wij hebben een hybride manier van werken waarbij je thuiswerken en op kantoor werken combineert. Dat is ook #meerbetekenen. Verder krijg je:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 24 tot 32 uur per wek.
• een brutosalaris tussen €2.409,- en €3.300,- op basis van 40 uur. Afhankelijk van ervaring en de kans om door te groeien in de schaal, goede pensioenregeling en 25 vakantiedagen (met de mogelijkheid om bij te kopen). Plus een laptop, mobiele telefoon en zakelijke reiskostenvergoeding.
• direct een vast contract.
• hybride werken, met een goed ingerichte werkplek zodat je in de toekomst deels thuis kunt werken.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• aandacht voor preventie en vitaliteit in jouw werk richting klanten, maar vooral ook vanuit onze organisatie richting jou. We zijn trots op ons vitaliteits- en ontwikkelprogramma en stimuleren je graag hier gebruik van te maken.
• gezellige, informele bijeenkomsten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Je sollicitatie

Wil jij als backoffice medewerker #meerbetekenen voor collega’s en werkend Nederland? We zien je sollicitatie graag tegemoet.

Heb je vooraf vragen dan kun je mailen met Daan van Lieshout, Manager Commercie en Bedrijfsvoering Regio Zuidoost via [email protected].